Com a implementação da NFCom surgem novas rotinas fiscais para as empresas do setor. Dentre elas, a substituição e o cancelamento são dois eventos distintos com finalidades e consequências próprias. A substituição é utilizada para corrigir informações de uma nota já emitida, mantendo sua existência, enquanto o cancelamento torna o documento fiscal inválido para todos os fins.

Deve ser emitida quando há necessidade de alterar campos de uma nota fiscal que já foi autorizada pela SEFAZ. Este procedimento é aplicável para corrigir erros em informações de preenchimento. Ao emitir uma NFCom de substituição, a nota original é marcada com o evento "Autorizada NFCom de Substituição", o que impede o seu cancelamento posterior. É importante ressaltar que a nota original só pode ser substituída uma vez. A partir daí, qualquer nova correção deve ser aplicada sobre a última nota substituta emitida.

É o ato de anular o documento fiscal eletrônico, tornando-o sem validade jurídica. Este procedimento é indicado para situações em que a operação de comunicação não se concretizou. Após a autorização de uso, qualquer modificação no conteúdo da NFCom invalida a assinatura digital, sendo o cancelamento a via para anular o documento. O prazo para solicitar o cancelamento de uma NFCom é, em geral, de até 120 horas (5 dias) após o último dia do mês de sua autorização. Uma vez cancelada, a numeração da nota não pode ser reutilizada.

Fonte: Página Principal da NFCom | Perguntas Frequentes (FAQ) sobre NFCom | Manual de Orientação do Contribuinte (MOC) da NFCom | CONFAZ