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Entenda o que é a inutilização de uma NF-e e fique por dentro dos principais motivos de inutilização.
O que é a inutilização dos números de série da NF-e?
A série de uma NF-e é composta por números que identificam as notas fiscais. Essa numeração possui uma sequência lógica e crescente, de modo que, a legislação brasileira determina que caso ocorra intervalos na sequência a Secretaria da Fazenda (Sefaz) deve ficar ciente da situação a partir da justificativa do problema. Resulta deste hiato na sequência numérica a inutilização do intervalo.
Exemplo: Se uma nota fiscal de número 01 foi emitida e na sequência foi emitida uma nota fiscal de número 99, deve-se inutilizar o intervalo compreendido entre 02 e 98 porque a numeração não seguiu uma sequência lógica crescente.
Assim, a inutilização de uma NF-e serve para avisar aos órgãos fiscalizadores que houve um equívoco no controle da numeração e que a numeração das notas fiscais informadas na sua manifestação não será utilizada. Veja a seguir os principais fatores de inutilização de uma NF-e:
Quebra na sequência numérica da NF-e;
A numeração em questão não ter sido usada em nenhuma outra NF-e;
O número não ser relativo à NF-e cancelada, não ser relativo à NF-e autorizada ou não ser relativo à NF-e denegada;
A quebra na sequência não ser fruto de fraude ou dolo (intencional);
Comunicação com os órgãos fiscalizadores
A legislação aplicável à NF-e, determina que a comunicação aos órgãos fiscalizadores deve ser feita até o décimo dia do mês subsequente.
Exemplo: Se o erro foi identificado no mês de janeiro, a nota ou o conjunto de notas deve ser inutilizado no máximo até 10 de fevereiro.
PROCEDIMENTO DE INUTILIZAÇÃO - REST API
Para realizar o processo de inutilização de nota fiscal ou de uma sequência delas basta seguir o passo a passo descrito aqui.
PROCEDIMENTO DE INUTILIZAÇÃO - EMISSOR MANUAL
Siga o passo a passo abaixo para realizar o processo de inutilização de nota fiscal no emissor manual:
1. Selecione no menu do seu painel, a opção "Emitir Nota":
2. Selecione o modelo de nota fiscal que será inutilizada:
3. Selecione na finalidade a opção "Inutilizar numeração":
4. Depois, preencha os campos com as informações solicitadas:
Observação: No campo justificativa da inutilização, descreva de maneira breve o motivo pela qual a nota deve ser inutilizada. Exemplo: Sequência quebrada acidentalmente pelo sistema.
Atenção: Em caso de inutilização de um único número, a numeração inicial e a numeração final deverão ser informadas com o mesmo numero de NF-e.
5. Por último, clique na opção "Inutilizar Numeração" para concluir o procedimento:
Lembre-se: Mesmo não utilizando a numeração das notas, a legislação determina que elas devem ser lançadas nos livros de registros fiscais, obedecendo às regras de escrituração vigentes.